Ochrana osobných údajov našich klientov a iných fyzických osôb je pre našu advokátsku kanceláriu mimoriadne dôležitá. Zásady ochrany osobných údajov (ďalej len ako „Zásady“) vysvetľujú, akým spôsobom dochádza pri poskytovaní právnych služieb k spracovaniu osobných údajov zo strany advokátskej kancelárie: JUDr. René Kokavec, advokát so sídlom: Letná 62/55, 052 01 Spišská Nová Ves, IČO: 56 83 88 83, zapísaný v zozname advokátov Slovenskej advokátskej komory (ďalej len „SAK“) pod č. 9084 (ďalej len „Prevádzkovateľ“), aký je účel spracovávania osobných údajov, ako dlho dochádza k spracovávaniu osobných údajov a aké práva majú osoby, ktorých údaje sú spracovávané (ďalej len ako „Dotknuté osoby“).

Pri spracúvaní osobných údajov sa Prevádzkovateľ primárne riadi Nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) (ďalej len „GDPR”), ktoré upravuje aj Vaše práva ako dotknutej osoby, tými ustanoveniami Zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov, ktoré sa na Prevádzkovateľa vzťahujú (najmä § 78), Zákonom č. 586/2003 Z. z. o advokácii (§ 18), ako aj ďalšími všeobecne záväznými právnymi predpismi. Prevádzkovateľ zároveň dodržiava Kódex správania prijatý SAK, ktorý bližšie vysvetľuje spracúvanie osobných údajov advokátmi. S Kódexom správania SAK sa je možné oboznámiť na https://www.sak.sk/web/sk/cms/document/224. Tieto Zásady zároveň napĺňajú informačnú povinnosť Prevádzkovateľa voči dotknutým osobám podľa článku 13 a článku 14 GDPR.

PREČO SA OSOBNÉ ÚDAJE SPRACÚVAJÚ A AKÁ KATEGÓRIA OSOBNÝCH ÚDAJOV JE SPRACÚVANÁ ?

Spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné z dôvodu, aby Prevádzkovateľ mohol:

• poskytovať právne služby klientom a riadne vykonávať advokátske povolanie,
• plniť rôzne zákonné, stavovské a zmluvné povinnosti,
• chrániť svoje oprávnené záujmy, oprávnené záujmy klientov a iných osôb.

Prevádzkovateľ spracúva predovšetkým bežné osobné údaje ako sú meno, priezvisko, rodné číslo a číslo OP (ak sa vyžaduje), titul, adresa,  telefónne číslo a e-mail. Ak Prevádzkovateľ pre klienta alebo jemu spriaznenú osobu plní povinnosti oprávnenej osoby pre partnera verejného sektora podľa zákona č. 315/2016 Z. z. o registri partnerov verejného sektora a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, spracúva aj iné kategórie osobných údajov potrebných podľa tohto osobitného zákona.

SPÔSOB A ÚČEL SPRACOVANIA OSOBNÝCH ÚDAJOV

Osobné údaje sú zo strany Prevádzkovateľa spracovávané korektne, zákonným a transparentným spôsobom. Sú zhromažďované pre určité, výslovne vyjadrené a legitímne účely.

Prevádzkovateľ najčastejšie získava osobné údaje priamo od Vás, či už ste v postavení potencionálneho klienta alebo klienta. Údaje získava pri osobnom alebo telefonickom kontakte, prostredníctvom elektronických prostriedkov (e-mailu alebo iných prostriedkov diaľkovej elektronickej komunikácie) a prostredníctvom kontaktných formulárov na webovom sídle Prevádzkovateľa (www.kokavecak.sk). V takom prípade je získanie Vašich osobných údajov dobrovoľné. V závislosti od konkrétneho prípadu neposkytnutie osobných údajov klientom alebo potencionálnym klientom môže mať vplyv na schopnosť Prevádzkovateľa poskytnúť kvalitné právne poradenstvo alebo vo výnimočných prípadoch aj povinnosť Prevádzkovateľa odmietnuť poskytnúť právne poradenstvo. Osobné údaje klientov môže Prevádzkovateľ získavať aj z verejne dostupných zdrojov, od orgánov verejnej moci alebo od iných osôb.

Ak nie ste klientom Prevádzkovateľa, Vaše osobné údaje Prevádzkovateľ najčastejšie získava od jeho klientov alebo z iných verejných alebo zákonných zdrojov vyžiadaním od orgánov verejnej moci, výpisom z verejných registrov, získavaním dôkazov v prospech klienta a pod. V takom prípade môže Prevádzkovateľ osobné údaje o Vás získavať bez informovania a aj proti Vašej vôli na základe zákonného oprávnenia a povinnosti vykonávať advokáciu v súlade so Zákonom o advokácii.

Bližšie informácie o spracovaní osobných údajov:

ÚČEL	PRÁVNY ZÁKLAD PODĽA GDPR	SÚVISIACE PREDPISY
Výkon povolania (poskytovanie právnych služieb)	Plnenie zákonnej povinnosti podľa článku 6 ods. 1 písm. c) GDPR, plnenie zmluvy podľa článku 6 ods. 1 písm. b) GDPR a prípadne aj  preukazovanie,    uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov podľa čl. 9 ods. 2 písm. f) GDPR	Zákon o advokácii, Advokátsky poriadok, Občiansky zákonník a Obchodný zákonník a iné
Poskytovanie iných ako právnych služieb	Plnenie zákonnej povinnosti podľa článku 6 ods. 1 písm. c) GDPR, plnenie zmluvy podľa článku 6 ods. 1 písm. b) GDPR	Občiansky zákonník a Obchodný zákonník, Zákon o nájme nebytových priestorov a iné
Komunikácia s potenciálnymi klientmi, ktorí advokátsku kanceláriu kontaktujú prostredníctvom kontaktnej e-mailovej adresy, kontaktných formulárov na webovom sídle.	Plnenie zmluvy podľa článku 6 ods. 1 písm. b) GDPR, oprávnený záujem advokátov podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR	Zákon o advokácii, Občiansky zákonník, Obchodný zákonník a iné
Zabezpečenie súladu s právnymi predpismi a predpismi Slovenskej advokátskej komory	Plnenie zákonnej povinnosti podľa článku 6 ods. 1 písm. c) GDPR, oprávnený záujem advokátov alebo tretích strán podľa článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR, verejný záujem podľa článku 6 ods. 1 písm. e) GDPR alebo obhajovanie právnych nárokov podľa čl. 9 ods. 2 písm. f) GDPR	Zákon o advokácii, Advokátsky poriadok, Zákon o ochrane pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti, Zákon o oznamovaní protispoločenskej činnosti, GDPR a iné
Výkon funkcie oprávnenej osoby podľa Zákona o registri partnerov verejného sektora	Plnenie zákonnej povinnosti podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR a plnenie zmluvy podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR	Zákon o registri partnerov verejného sektora
Účely týkajúce sa ochrany oprávnených záujmov	Oprávnený záujem advokátov alebo tretích strán podľa článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR	GDPR, Občiansky zákonník, Obchodný zákonník, Trestný poriadok, Trestný zákon, Civilný sporový poriadok, Civilný mimosporový poriadok, Správny súdny poriadok, Správny poriadok, Zákon o priestupkoch a iné
Marketingové účely	Súhlas dotknutej osoby podľa článku 6 ods. 1 písm. a) GDPR alebo oprávnený záujem advokátov alebo tretích strán podľa článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR
Štatistické účely, archívne účely vo verejnom záujme a účely historického a vedeckého výskumu	Článok 89 GDPR	Zákon o archívoch
Personalistika a mzdy	Plnenie zákonnej povinnosti podľa článku 6 ods. 1 písm. c) GDPR, oprávnený záujem podľa článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR, prípadne aj plnenie zmluvy podľa článku 6 ods. 1 písm. b) GDPR	Zákonník práce, Zákon o advokácií a ďalšie predpisy
Účtovné a daňové účely	Plnenie zákonnej povinnosti podľa čl. 6 ods. 1 psím. c) GDPR	Osobitné zákony v oblasti účtovníctva a správy daní
AML agenda	Plnenie zákonnej povinnosti podľa článku 6 ods. 1 písm. c) GDPR	Zákon o ochrane pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti a o ochrane pred financovaním terorizmu a o zmene a doplnení niektorých zákonov
Reklamačné konanie	Plnenie zmluvy podľa článku 6 ods. 1 písm. b) GDPR, Plnenie zákonnej povinnosti podľa článku 6 ods. 1 písm. c) GDPR,	Občiansky zákonník, zákon o ochrane spotrebiteľa a iné
Zabezpečovanie elektronickej komunikácie s orgánmi verejnej moci, vykonávanie zaručenej konverzie dokumentov z listinnej do elektronickej podoby a naopak, správa elektronickej schránky na Ústrednom portáli verejnej správy SR	Plnenie zákonnej povinnosti podľa článku 6 ods. 1 písm. c) GDPR	zákon č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-Governmente) v znení neskorších predpisov
Preukazovanie, uplatňovanie a obhajovanie právnych nárokov advokátskej kancelárie (právna agenda)	Oprávnený záujem podľa článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR	Obchodný zákonník, Občiansky zákonník, Civilný sporový poriadok a iné

AKÉ OPRÁVNENÉ ZÁUJMY PREVÁDZKOVATEĽ SLEDUJE PRI SPRACÚVANÍ OSOBNÝCH ÚDAJOV ?

Oprávnenými záujmami Prevádzkovateľa sú najmä:

• preukazovanie, uplatňovanie a obhajovanie právnych nárokov, t. j. situácia, kedy Prevádzkovateľ má právne nároky voči rôznym fyzickým osobám z titulu neplnenia zmluvy, vzniku škody a pod., kedy z jeho strany dochádza k spracúvaniu osobných údajov na účely vymáhania nárokov, obhajovania jeho právnych nárokov;
• zabezpečenie súladu s právnymi predpismi a predpismi Slovenskej advokátskej komory;
• reagovanie na dotazy potencionálnych klientov, ktorí sa rozhodli advokátsku kanceláriu kontaktovať prostredníctvom e-mailu alebo kontaktných formulárov na webovom sídle Prevádzkovateľa.
  
  

KOMU SA VAŠE OSOBNÉ ÚDAJE SPRÍSTUPŇUJÚ ?

Prevádzkovateľ sprístupňuje osobné údaje klientov a iných fyzických osôb len v nevyhnutnej miere a vždy za zachovania povinnosti mlčanlivosti príjemcu údajov, napr. zamestnancom, osobám, ktoré poveruje vykonaním jednotlivých úkonov právnych služieb (najmä odborní zamestnanci a koncipienti), zastupujúcim alebo spolupracujúcim advokátom, účtovným poradcom alebo daňovým poradcom, prípadne iným profesionálnym poradcom, SAK (napr. v prípade disciplinárneho konania) alebo poskytovateľom softvérového vybavenia alebo inej podpory advokátskej kancelárie Prevádzkovateľa, vrátane zamestnancov týchto osôb.

PRENOS OSOBNÝCH ÚDAJOV DO TRETÍCH KRAJÍN

Cezhraničný prenos osobných údajov do tretích krajín mimo Európskeho hospodárskeho priestoru (EÚ, Island, Nórsko a Lichtenštajnsko) Prevádzkovateľ neuskutočňuje, pokiaľ si to vyslovene nevyžaduje výkon advokácie (napr. odovzdanie osobných údajov spolupracujúcemu advokátovi v tretej krajine na základe pokynu klienta) alebo plnenie povinností oprávnenej osoby pre partnera verejného sektora.

DOBA UCHOVÁVANIA OSOBNÝCH ÚDAJOV

Prevádzkovateľ uchováva osobné údaje dovtedy, kým to je potrebné na účely na ktoré sa osobné údaje spracúvajú. Pri uchovávaní osobných údajov sa Prevádzkovateľ riadi odporúčanými dobami uchovávania v zmysle Uznesenia predsedníctva Slovenskej advokátskej komory číslo 29/11/2011:

• Knihu došlej a odoslanej pošty po jej zaplnení uschováva počas desiatich (10) rokov od dátumu prijatia alebo odoslania poslednej zásielky zapísanej v knihe;
• inventárny zoznam archivuje Prevádzkovateľ počas desiatich (10) rokov od jeho spísania;
• ak Prevádzkovateľ vedie menoslov klientov a protokol klientskeho spisu elektronicky, ku koncu kalendárneho roka vyhotoví za kalendárny rok jeho tlačenú formu a túto uloží v kancelárii bez časového obmedzenia;
• skartačná lehota klientskeho spisu je desať (10) rokov a plynie odo dňa, keď sú splnené všetky podmienky na uloženie spisu do archívu;

Na Prevádzkovateľa sa ďalej vzťahujú stavovské prepisy vykladajúce povinnosti advokátov podľa Zákona o advokácií, podľa ktorých existujú určité okolnosti, ktoré predlžujú doby uchovávania osobných údajov resp. bránia v skartácií niektorých dokumentov z pochopiteľných dôvodov ako napríklad:

• Klientsky spis, v ktorom sa nachádzajú originály listín odovzdaných advokátovi klientom nie je možné skartovať;
• skartovať nie je možné protokoly klientskych spisov a menoslov klientskych spisov;
• skartovať nie je možné klientsky spis alebo jeho časť, ktorú je advokát povinný odovzdať štátnemu archívu;
• skartovať nie je možné klientsky spis, pokiaľ je vedené akékoľvek konanie pred súdom, orgánom štátnej správy, orgánmi činnými v trestnom konaní, Slovenskou advokátskou komorou, ktoré obsahovo súvisí s obsahom klientskeho spisu alebo ktorého predmetom bolo konanie alebo opomenutie advokáta pri poskytovaní právnej pomoci vo veci klientovi.

Ak Prevádzkovateľ získa osobné údaje na základe dopytu klienta, ktorý kontaktuje Prevádzkovateľa prostredníctvom e-mailovej adresy alebo kontaktného formulára na webovom sídle Prevádzkovateľa, doba uchovania osobných údajov je nevyhnutná doba na vybavenie dopytu klienta. Pokiaľ ide o službu Konzultácie objednanú klientom prostredníctvom webového sídla Prevádzkovateľa, osobné údaje uchováva po dobu najviac troch rokov v prípade občianskoprávnej veci (klient – spotrebiteľ) a v prípade obchodnoprávnej veci (klient – nespotrebiteľ) po dobu štyroch rokov a to za účelom preukázania, uplatňovania alebo obhajovania jeho právnych nárokov. Ak by na základe dopytu klienta neskôr došlo k prevzatiu právneho zastúpenia a poskytovaniu právnych služieb pre klienta, osobné údaje sa spracúvajú po doby uvádzané pre založenie klientskeho spisu, menoslovia klientov a protokolu klientskeho spisu a pod. Ak Prevádzkovateľ získa osobné údaje na základe súhlasu na konkrétny účel, uchováva osobné údaje po dobu troch rokov.

PRÁVA DOTKNUTEJ OSOBY

Právo na prístup	Dotknutá osoba má právo požadovať informácie o tom, či dochádza k spracovávaniu osobných údajov a v akom rozsahu a ako sú jej osobné údaje spracovávané a po akú dobu. Ak by Prevádzkovateľ spracovával osobné údaje, má právo na prístup k týmto osobným údajom alebo kópiu spracovávaných osobných údajov.
Právo na opravu	Dotknutá osoba má právo na opravu, ktoré spočíva v oprave nesprávnych osobných údajov alebo v doplnení neúplných osobných údajov Prevádzkovateľom.
Právo na vymazanie	Dotknutá osoba má právo na vymazanie v prípade, ak Prevádzkovateľ spracováva osobné údaje nezákonným spôsobom (bezdôvodne alebo dlhšie než je potrebné).
Právo na obmedzenie	Dotknutá osoba má právo na obmedzenie spracovania a to od momentu, kedy požiadala o opravu osobných údajov alebo ak namietala proti spracovaniu do momentu, kým nebudeme môcť problém vyšetriť alebo potvrdiť presnosť osobných údajov (alebo ich podľa vašich pokynov zmeniť). Taktiež má právo na obmedzenie, ak je spracovanie nezákonné a ak neuplatňuje právo na vymazanie.
Právo namietať	Dotknutá osoba má právo namietať spracovanie osobných údajov, ak sa domnieva, že na spracovanie osobných údajov Prevádzkovateľ nemá nárok. Osobné údaje Prevádzkovateľ môže vždy spracovať, ak je to potrebné na určenie, uplatnenie alebo obhajobu právnych nárokov. Ak Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje pri poskytovaní právnych služieb, nemáte ako klient ani ako iná fyzická osoba (napr. protistrana) právo namietať proti takému spracúvaniu podľa článku 22 GDPR.
Právo na prenosnosť	Dotknutá osoba má právo na to, aby osobné údaje, ktoré poskytla Prevádzkovateľovi na základe súhlasu alebo Plnenia zmluvy, boli poskytnuté v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte. Dotknutá osoba má zároveň právo požiadať o prenos týchto informácií na iného správcu údajov. Ak sa osobné údaje týkajú klienta Prevádzkovateľa (bez ohľadu na to, či je klient právnická alebo fyzická osoba), právo na prístup k údajom ani právo na prenosnosť iné osoby nemajú z dôvodu zákonnej povinnosti Prevádzkovateľa zachovávať mlčanlivosť a s poukazom na článok 15 ods. 4 GDPR, článok 20 ods. 4 GDPR a ustanovenie § 18 ods. 8 zákona o advokácii:   „Advokát nemá povinnosť poskytnúť informácie o spracúvaní osobných údajov, umožniť prístup alebo prenosnosť osobných údajov podľa osobitného predpisu, ak by to mohlo viesť k porušeniu povinnosti advokáta zachovávať mlčanlivosť podľa tohto zákona.“
Odvolanie súhlasu	Dotknutá osoba má právo na odvolanie súhlasu so spracovaním jej osobných údajov, ak sú osobné údaje spracovávané na právnom základe: súhlas dotknutej osoby. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vychádzajúceho zo súhlasu pred jeho odvolaním.
Právo podať návrh	Dotknutá osoba má právo podať návrh podľa ust. § 100 Zákona o ochrane osobných údajov na príslušný dozorný orgán alebo právo podať sťažnosť na SAK.

KONTAKTNÉ ÚDAJE

Otázky ohľadom spracovávania osobných údajov možno podať alebo uplatnenie práv je možné vykonať u Prevádzkovateľa osobne, telefonicky na +421 902 418 829, zaslaním listu na adresu sídla Prevádzkovateľa alebo zaslaním e-mailu na e-mailovú adresu Prevádzkovateľa: kokavec.rene@kokavecak.sk

ZMENA ZÁSAD OCHRANY OSOBNÝCH ÚDAJOV

Ochrana osobných údajov nie je jednorazovou záležitosťou. Informácie, ktoré je Prevádzkovateľ povinný poskytnúť vzhľadom na jeho spracúvanie osobných údajov sa môžu meniť alebo prestať byť aktuálne. Z daného dôvodu si Prevádzkovateľ vyhradzuje právo kedykoľvek tieto Zásady ochrany osobných údajov upraviť a zmeniť v akomkoľvek rozsahu. V prípade, ak dôjde k zmene týchto Zásad podstatným spôsobom, túto zmenu Vám Prevádzkovateľ dá do pozornosti oznámením na jeho webovom sídle alebo oznámením prostredníctvom e-mailu.